Inventario por lote y vencimiento
Controlamos el inventario por lote y fecha de vencimiento, con registro de bajas cuando un producto se vence.
Servicios contables para farmacias
La contabilidad de su droguería, lote por lote
Medicamentos que vencen en el estante y productos que tributan distinto según lo que sea. Ordenamos esas dos cosas para que no pierda plata sin saberlo, dentro de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- Inventario por lote
- IVA por tipo de producto
- Costeo de mercancía
Agendar una reunión sin costo
Le respondemos en menos de 24 horas
El punto ciego de la droguería
Lo que vence en el estante también es contabilidad
Una droguería no vende un solo tipo de producto: maneja medicamentos excluidos de IVA, artículos gravados y productos de aseo, todos en el mismo mostrador. Y todo ese inventario tiene fecha de vencimiento, así que la plata se puede perder en el estante sin que nadie lo registre.
Cuando el inventario no se lleva por lote y el IVA se liquida igual para todo, el resultado no cuadra y nadie sabe bien por qué. Lo que solemos ver.
Vencido que nadie registra
El producto vencido queda en el estante sin bajarse del inventario ni registrarse como pérdida.
IVA liquidado parejo
Se mezcla el medicamento excluido con lo gravado y el IVA se liquida sobre una base equivocada.
Inventario sin control por lote
Sin lote ni fecha de vencimiento, el inventario físico y el contable dejan de coincidir.
Costo de venta mal calculado
El costo de lo vendido queda mal calculado y el margen que se ve no es el margen real.
¿Qué hacemos con la contabilidad de su droguería?
Los frentes que definen si su droguería sabe cuánto gana o solo cuánto factura.
IVA por tipo de producto
Clasificamos el IVA según el tipo de producto: medicamentos excluidos, artículos gravados y productos de aseo.
Costeo de la mercancía vendida
Costeamos la mercancía vendida y revisamos los márgenes de su droguería, producto por producto.
Conciliación de caja y POS
Conciliamos la caja y el punto de venta contra la contabilidad, para que lo que se vendió sea lo que aparece registrado.
Facturación y retenciones al día
Mantenemos al día la facturación electrónica y la retención en la fuente de su droguería.
Información exógena
Preparamos y reportamos la información exógena cuando su droguería supera los topes del año.
Inventario perecedero e IVA mixto
Aquí es donde una droguería pierde plata sin darse cuenta. Ordenamos las dos cosas para que el vencido no se coma el margen y el IVA no se pague ni de más ni de menos, como parte de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- El inventario por lote y fecha de vencimiento es lo único que permite registrar la baja de un producto vencido en lugar de dejarlo perdido en el estante.
- El IVA mixto del sector obliga a clasificar cada venta: medicamento excluido, producto gravado o artículo de aseo no se liquidan igual.
- Sin esa clasificación se termina pagando IVA que no corresponde o dejando de cobrar el que sí aplica.
Las obligaciones contables y tributarias de una farmacia o droguería
En una droguería el inventario no es un dato de bodega, es un dato contable: cada lote que vence y cada producto que se vende de forma distinta afecta el resultado del mes. Estos son los frentes que atendemos.
| Obligación | Qué implica | Periodicidad |
|---|---|---|
| IVA sobre medicamentos | Los medicamentos están, en general, excluidos de IVA, mientras que otros productos que se venden en la misma droguería, como artículos de aseo, están gravados a la tarifa general del 19 %. Cada venta debe clasificarse según el tipo de producto. | Bimestral o cuatrimestral |
| Control de inventario por lote y vencimiento | Cada lote se controla por su fecha de vencimiento, con registro de la baja cuando un producto vence y deja de poder venderse. | Mensual |
| Costeo de la mercancía vendida | El costo de lo vendido se calcula con un método de valuación de inventario consistente, para que el margen que se reporta sea el margen real. | Mensual |
| Retención en la fuente | Como agente retenedor sobre compras a proveedores y como sujeto de retención en las ventas que corresponda. | Mensual |
| Industria y comercio (ICA) | Se causa en el municipio donde opera la droguería, según la tarifa que fije cada administración local. | Según el municipio |
| Conciliación de caja y POS | El cierre de caja y el reporte del punto de venta se concilian contra la contabilidad para que no queden diferencias sin explicar. | Diaria o mensual |
| Información exógena | Reporte a la DIAN de compras, ventas, nómina y terceros cuando se superan los topes del año. | Anual |
Cifras y tarifas vigentes a agosto de 2026. Se revisan cada enero, porque buena parte de los topes se mueve con el salario mínimo.
Los cinco errores que más caro le salen a una farmacia o droguería
Se repiten en droguerías de barrio y en cadenas pequeñas, y todos terminan en el mismo sitio: un inventario que no cuadra y un margen que parece más pequeño de lo que debería.
No registrar la baja del producto vencido
El medicamento vencido se retira del estante pero nunca se da de baja en el sistema. El inventario contable sigue mostrando un producto que ya no existe, y la pérdida real nunca queda registrada como tal.
Liquidar el IVA parejo para todo
Se cobra o se deja de cobrar el mismo IVA sin distinguir entre medicamento excluido, producto gravado y artículo de aseo. El resultado es pagar de más en unos casos y quedar expuesto a un ajuste de la DIAN en otros.
No llevar el inventario por lote
Sin lote ni fecha de vencimiento asociados a cada unidad, no hay forma de saber qué producto está por vencerse ni de explicar por qué el inventario físico no coincide con el contable.
No conciliar la caja y el POS contra la contabilidad
Lo que marca el punto de venta y lo que entra a la contabilidad se llevan por separado. Las diferencias se acumulan mes a mes y terminan siendo imposibles de rastrear.
Calcular mal el costo de lo vendido
Sin un método de costeo consistente, el costo de la mercancía vendida queda mal calculado y el margen que se reporta no refleja lo que la droguería realmente gana.
¿Por qué una farmacia o droguería trabaja con Legalka?
Acompañamiento con criterio contable y tributario, no solo registro de asientos.
Entendemos su inventario
Conocemos el inventario perecedero y regulado del sector, con medicamentos, artículos gravados y productos de aseo en el mismo negocio.
Todo el país, y presencial cuando toca
Trabajamos de forma remota en cualquier ciudad de Colombia y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Menos riesgo, más claridad para crecer
Con el inventario y el IVA bien llevados, su droguería corre menos riesgo regulatorio y tiene números claros para decidir cómo crecer.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para farmacias y droguerías?
Depende del volumen de inventario y de transacciones. Después del diagnóstico le pasamos una propuesta a la medida.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad para farmacias
¿Cómo controlan el inventario por vencimiento?
Por lote y fecha de vencimiento, con registro de la baja cuando un producto se vence y ya no puede venderse.
Así el inventario contable refleja lo que de verdad hay en el estante, y la pérdida por vencimiento queda registrada como lo que es, no perdida entre las ventas del mes.
¿Manejan el IVA de medicamentos y otros productos?
Sí. Clasificamos cada venta según el tipo de producto: medicamentos excluidos de IVA, artículos gravados a la tarifa general y productos de aseo.
Esa clasificación es la que evita pagar IVA que no corresponde o dejar de cobrar el que sí aplica.
¿Calculan el margen real de la droguería?
Sí. Costeamos la mercancía vendida con un método de valuación consistente y revisamos los márgenes producto por producto.
Es la única forma de saber si el negocio deja utilidad real o si el margen que se ve está inflado por un inventario mal costeado.
¿Concilian la caja y el punto de venta contra la contabilidad?
Sí. Es uno de los frentes que más rápido muestra si hay una diferencia que no se está explicando.
Conciliar caja, POS y contabilidad evita que un descuadre pequeño se vuelva un problema grande al cierre del mes.
¿Qué pasa si no llevo el inventario por lote?
Sin control por lote, el inventario físico y el contable dejan de coincidir y no hay forma de saber cuánto se perdió por vencimiento.
Es el error de fondo detrás de casi todos los descuadres que vemos en droguerías.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para una farmacia o droguería?
Depende del volumen de inventario y del número de transacciones diarias.
El diagnóstico inicial no tiene costo: revisamos su operación y le pasamos una propuesta con alcance y honorarios claros.
¿Atienden farmacias y droguerías en cualquier ciudad?
Sí. Trabajamos de forma remota en todo el país y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Otras industrias para las que prestamos servicios contables
Cada sector tiene sus propias obligaciones y sus propios errores caros. Estas son las industrias que ya atendemos con una página propia.
Otros servicios de Legalka
Outsourcing Contable Gestión contable integral: registros, estados financieros y cierres al día. Ver servicio Revisoría Fiscal Vigilancia independiente y dictamen sobre la información financiera. Ver servicio Planeación y Estrategias Tributarias Gestión y optimización de las obligaciones tributarias. Ver servicio Auditoría y Asesoría Financieras Evaluación y fortalecimiento de la gestión financiera del negocio. Ver servicio Asesorías Legales Acompañamiento jurídico permanente y preventivo para la empresa. Ver servicio
Equipo Legalka Contabilidad para farmacias y droguerías
Hablemos de su droguería
Pida un diagnóstico contable sin costo y le mostramos dónde se está yendo el margen de su inventario.