Diferido de suscripciones y licencias
Reconocemos el ingreso a lo largo de la vigencia del contrato, no el día del cobro.
Servicios contables para empresas de desarrollo de software
Llevamos la contabilidad de su software mes a mes, no el día del cobro
En software la plata entra en un momento y el servicio se presta en otro. Una licencia anual cobrada en enero cubre todo el año, y el desarrollo que hoy parece gasto puede ser un activo. Lo ordenamos dentro de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- Suscripciones diferidas
- Desarrollo capitalizado
- Exportación de servicios
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El punto ciego del software
Cobrar no es lo mismo que haber ganado
Una suscripción anual pagada por adelantado no es ingreso del mes en que entra la plata: cubre un servicio que usted todavía debe prestar. Si se reconoce completa el día del pago, enero se ve extraordinario y el resto del año se ve pobre, y ninguno de los dos números es real.
A eso se suma la otra mitad del problema: buena parte de lo que su equipo construye puede ser un activo, y tratarlo todo como gasto castiga el resultado sin necesidad.
Suscripción reconocida de una sola vez
La licencia anual entra completa al mes del cobro y distorsiona todo el año.
Desarrollo propio todo como gasto
Nadie evalúa qué parte del desarrollo cumple las condiciones para activarse.
Contratos facturados sin medir avance
El ingreso se reconoce por la fecha de la factura y no por el avance real.
Venta al exterior sin revisar
Se factura a clientes de fuera como si fuera una venta local cualquiera.
¿Qué hacemos con la contabilidad de su empresa de software?
Los frentes que definen si su estado de resultados dice la verdad sobre el mes.
Reconocimiento por avance
Los contratos de desarrollo se reconocen por el avance real, con el criterio que pide la NIIF 15.
Capitalización del desarrollo
Evaluamos qué parte del desarrollo propio es activo intangible y cuál es gasto del período.
Exportación de servicios
Revisamos el tratamiento de las ventas al exterior y los requisitos para acceder al régimen.
Costo del equipo técnico
Separamos nómina de contratación por prestación de servicios, con su seguridad social.
Facturación electrónica y exógena
Mantenemos al día la facturación electrónica, las retenciones y la información exógena.
Suscripciones diferidas y desarrollo capitalizado
Estas dos decisiones cambian por completo cómo se ve su empresa ante un banco o un inversionista. Las aplicamos con criterio y dejamos el soporte listo, como parte de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- Cuando la licencia anual se reconoce mes a mes, usted deja de confundir caja con utilidad y sabe cuánto genera de verdad cada mes.
- La norma separa la fase de investigación, que es gasto, de la de desarrollo, que puede activarse cuando se cumplen las condiciones.
- Tratarlo todo como gasto castiga su resultado y su patrimonio; activarlo sin criterio infla el balance y deja un problema para el año siguiente.
Las obligaciones contables y tributarias de una empresa de software
En software el problema no es facturar, sino decidir a qué período pertenece cada peso. Estos son los frentes que hay que dejar en orden.
| Obligación | Qué implica | Periodicidad |
|---|---|---|
| Reconocimiento del ingreso | Las suscripciones y licencias se difieren a lo largo de su vigencia, y los contratos por entregables se reconocen por el avance real, no por la fecha de la factura. | Mensual |
| Capitalización del desarrollo | La fase de investigación es gasto del período; la de desarrollo puede activarse como intangible cuando se cumplen las condiciones de la norma, con su soporte. | Permanente |
| Amortización del intangible | Lo que se capitaliza se amortiza a lo largo de su vida útil estimada, y se revisa si hay indicios de deterioro. | Anual |
| Exportación de servicios | La venta a clientes del exterior puede acceder a un tratamiento distinto al de una venta local si cumple los requisitos y registros que exige la norma. | Por operación |
| Equipo técnico | Definir el vínculo de cada persona entre nómina y prestación de servicios, con la seguridad social que corresponde a cada caso. | Mensual |
| Retención en la fuente | Como agente retenedor en compras y servicios, y como sujeto de retención en lo que le practican sus clientes empresariales. | Mensual |
| Información exógena | Reporte a la DIAN de compras, ventas y terceros cuando se superan los topes del año. | Anual |
Cifras y tarifas vigentes a septiembre de 2026. Se revisan cada enero, porque buena parte de los topes se mueve con el salario mínimo. El acceso al régimen de exportación de servicios se valida caso por caso.
Los cinco errores que más caro le salen a una empresa de software
Se repiten en productos SaaS y en fábricas de software a la medida, y todos terminan en lo mismo: unos números que hay que explicar en vez de mostrar.
Reconocer la suscripción anual el día del pago
El mes del cobro se ve extraordinario y los once siguientes parecen una caída. Ni el buen mes ni los malos son reales, y la empresa toma decisiones sobre una curva inventada.
Mandar todo el desarrollo a gasto
Se castiga el resultado y el patrimonio sin necesidad. Para un inversionista o un banco, la empresa vale menos de lo que vale, y el activo construido no figura en ninguna parte.
Capitalizar sin cumplir las condiciones
El error contrario y más peligroso: activar todo lo que el equipo toca infla el balance y obliga a un ajuste posterior que llega justo cuando alguien mira los números en serio.
Facturar al exterior sin revisar el tratamiento
O se deja sobre la mesa un tratamiento al que se tiene derecho, o se aplica sin los registros que lo sostienen y queda expuesto en una revisión.
Contratar al equipo sin definir el vínculo
Un desarrollador por prestación de servicios que en la práctica cumple horario y recibe órdenes es una contingencia laboral esperando a que alguien la reclame.
¿Por qué una empresa de software trabaja con Legalka?
Acompañamiento con criterio contable y tributario, para que decida con datos y no a ojo.
Entendemos el ingreso recurrente
Sabemos cómo se comporta el ingreso en este negocio: recurrente, diferido y muchas veces en otra moneda. No lo llevamos como una venta de mostrador.
Todo el país, y presencial cuando toca
Trabajamos de forma remota en cualquier ciudad de Colombia y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Números que no hay que explicar
Con el ingreso bien reconocido puede mostrarle sus cifras a un inversionista o a un banco sin tener que justificar por qué un mes se ve raro.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para empresas de software?
Depende del modelo de ingreso, del número de contratos y de si factura al exterior. Después del diagnóstico le pasamos una propuesta a la medida.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad para empresas de software
¿Cómo manejan el ingreso de una suscripción anual?
Se difiere a lo largo de la vigencia y se reconoce mes a mes, no el día en que entra el pago.
Así deja de confundir caja con utilidad y ve cuánto genera realmente cada mes.
¿El desarrollo de nuestro producto es gasto o activo?
Depende de la fase. La investigación es gasto; la fase de desarrollo puede capitalizarse cuando se cumplen las condiciones que fija la norma.
Lo evaluamos caso por caso y dejamos el soporte que respalda la decisión, que es lo que se revisa después.
¿Facturamos a clientes en el exterior, eso cambia algo?
Sí. Revisamos si su operación califica como exportación de servicios y qué requisitos y registros debe cumplir para acceder a ese tratamiento.
¿Cómo reconocen los contratos de desarrollo por entregables?
Por el avance real del contrato, no por la fecha de la factura, siguiendo el criterio de la NIIF 15.
¿Cómo tratan al equipo técnico contratado por prestación de servicios?
Definimos el vínculo que corresponde a cada caso y dejamos clara su seguridad social.
Es uno de los frentes donde más contingencias laborales se acumulan en el sector.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para una empresa de software?
Depende del modelo de ingreso, del número de contratos y de si factura al exterior.
El diagnóstico inicial no tiene costo: revisamos su operación y le pasamos una propuesta con alcance y honorarios claros.
¿Atienden empresas de software en cualquier ciudad?
Sí. Trabajamos de forma remota en todo el país y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Otras industrias para las que prestamos servicios contables
Cada sector tiene sus propias obligaciones y sus propios errores caros. Estas son las industrias que ya atendemos con una página propia.
- Constructoras
- Empresas de transporte
- Firmas de abogados
- Restaurantes
- Clínicas y centros médicos
- Hoteles
- Empresas de aseo y limpieza
- Inmobiliarias
- Médicos
- Odontólogos
- Arquitectos
- Escuelas y academias
- Gimnasios
- Ingenieros
- Agencias de viajes
- Farmacias y droguerías
- Ferreterías
- Psicólogos
- Agencias de marketing
- Supermercados
- Talleres y sector automotriz
- Tiendas comerciales
- Veterinarias
- Call centers
- Clínicas estéticas
- Empresas aduaneras
- Recreación y deporte
Otros servicios de Legalka
Outsourcing Contable Gestión contable integral: registros, estados financieros y cierres al día. Ver servicio Revisoría Fiscal Vigilancia independiente y dictamen sobre la información financiera. Ver servicio Planeación y Estrategias Tributarias Gestión y optimización de las obligaciones tributarias. Ver servicio Auditoría y Asesoría Financieras Evaluación y fortalecimiento de la gestión financiera del negocio. Ver servicio Asesorías Legales Acompañamiento jurídico permanente y preventivo para la empresa. Ver servicio Creación de Empresas Constitución de la sociedad de principio a fin, y el acompañamiento que sigue. Ver servicio
Equipo Legalka Contabilidad para empresas de software y tecnología
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