Comisión separada de los terceros
Distinguimos su comisión de los tributos y de los gastos que anticipa por cada cliente.
Servicios contables para empresas aduaneras
Llevamos la contabilidad de su agencia separando su comisión de la plata ajena
Por su agencia pasa mucho dinero que no es suyo: los tributos aduaneros y los gastos que anticipa por cuenta de sus clientes. Su ingreso real es la comisión, y así lo registramos dentro de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- Comisión separada
- Anticipos con respaldo
- Pólizas vigentes
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Le respondemos en menos de 24 horas
El punto ciego de la agencia
Su ingreso es la comisión, no el tributo que recauda
Una agencia de aduanas mueve el dinero de sus clientes: los tributos que se pagan a la DIAN, los fletes, los almacenajes y los gastos que anticipa para sacar la carga. Nada de eso es ingreso suyo.
Cuando ese flujo se mezcla con la comisión, sus ingresos se ven enormes, paga impuestos que no debe y pierde la trazabilidad justo donde más se la van a pedir.
Tributos registrados como ingreso
Lo que recauda para terceros entra a sus cuentas como si fuera venta propia.
Anticipos sin soporte
Los gastos por cuenta de un cliente no tienen el respaldo para reembolsarlos.
Pólizas sin control de vigencia
Las garantías del régimen se renuevan tarde, o no se renuevan.
Responsabilidad sin respaldo
Se responde ante la autoridad sin el soporte documental que sostiene la operación.
¿Qué hacemos con la contabilidad de su agencia de aduanas?
Los frentes que definen si su agencia puede crecer sin que el riesgo crezca con ella.
Cuenta por cliente
Trazabilidad de lo anticipado, lo reembolsado y lo pendiente, cliente por cliente.
Pólizas y garantías del régimen
Controlamos su vigencia y sus fechas de renovación, para que ninguna se venza sin aviso.
Costeo por operación
Costeamos por operación y por cliente, para que sepa qué cuenta deja margen.
Retención e IVA sobre la base correcta
Aplicamos la retención sobre la comisión y liquidamos el IVA sobre la base que corresponde.
Facturación electrónica y exógena
Mantenemos al día la facturación electrónica, las retenciones y la información exógena.
La plata de terceros y la responsabilidad que la acompaña
Este es el punto que define la contabilidad de una agencia de aduanas, y tiene dos capas. Las ordenamos como parte de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- El dinero recibido para pagar tributos o cubrir gastos es un recurso en tránsito, no un ingreso: entra como obligación con el cliente y sale contra el soporte del pago.
- Registrarlo como venta infla el resultado y le crea una carga tributaria que no le corresponde.
- El agente responde ante la autoridad por las operaciones que tramita, y esa responsabilidad se defiende con documentos, no con memoria.
Las obligaciones contables y tributarias de una agencia de aduanas
En la intermediación aduanera el problema no es facturar, sino demostrar de quién es cada peso que pasó por la cuenta. Estos son los frentes que hay que dejar en orden.
| Obligación | Qué implica | Periodicidad |
|---|---|---|
| Recursos de terceros | Los tributos y los gastos anticipados por cuenta de un cliente se registran como obligación con ese cliente, en cuentas separadas del ingreso propio. | Permanente |
| IVA y retención sobre la comisión | La base gravable es la comisión, no el total que pasa por la cuenta. Aplicar el criterio contrario multiplica la carga tributaria sin causa. | Bimestral o cuatrimestral |
| Trazabilidad de anticipos | Cada anticipo debe poder seguirse por cliente y por operación: lo entregado, lo reembolsado y lo pendiente, con su soporte. | Permanente |
| Pólizas y garantías del régimen | Control de vigencia y de fechas de renovación de las garantías que exige la operación aduanera. | Según vencimiento |
| Conservación de soportes | La documentación de cada operación sostiene la responsabilidad del agente ante la autoridad durante los términos que fija la norma. | Permanente |
| Industria y comercio (ICA) | Se causa sobre la comisión, en el municipio donde opera la agencia, con la tarifa que fije cada administración local. | Según el municipio |
| Información exógena | Reporte a la DIAN de compras, ventas y terceros cuando se superan los topes del año. | Anual |
Cifras y tarifas vigentes a septiembre de 2026. Se revisan cada enero, porque buena parte de los topes se mueve con el salario mínimo. Las obligaciones propias del régimen aduanero se validan con el área legal de la agencia.
Los cinco errores que más caro le salen a una agencia de aduanas
Se repiten en agencias de dos empleados y en operadores grandes, y todos terminan en lo mismo: pagar por plata que nunca fue suya.
Registrar el tributo como ingreso propio
Es el error que más caro sale. Los ingresos se ven enormes, la base gravable se dispara y la agencia termina tributando sobre dinero que solo estaba de paso.
Anticipar gastos sin soporte de reembolso
Se paga por cuenta del cliente y no queda el documento que permite cobrarlo de vuelta. El anticipo se vuelve un gasto propio que nadie reclama.
Dejar vencer una póliza del régimen
Una garantía vencida no es un descuido administrativo: compromete la operación y la habilitación con la que la agencia trabaja.
No conservar el soporte de cada operación
La responsabilidad del agente se extiende años después del trámite. Cuando llega la revisión y la documentación no está, no hay forma de reconstruirla.
No costear por cliente
Hay cuentas que consumen mucho más trabajo del que pagan. Sin costeo por operación, la agencia suma clientes creyendo que crece y en realidad está regalando horas.
¿Por qué una agencia de aduanas trabaja con Legalka?
Acompañamiento con criterio contable y tributario, para que decida con datos y no a ojo.
Sabemos separar el ingreso propio
Distinguir la comisión de los recursos de terceros es donde la intermediación se enreda, y es justo lo que ordenamos primero.
El soporte no es un trámite
En este sector el documento es la defensa de la operación. Lo tratamos como tal, no como papeleo de archivo.
Todo el país, y presencial cuando toca
Trabajamos de forma remota en cualquier ciudad de Colombia y vamos presencial cuando el caso lo pide.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para empresas aduaneras?
Depende del volumen de operaciones, del número de clientes y de las garantías que maneje. Después del diagnóstico le pasamos una propuesta a la medida.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad para empresas aduaneras
¿Cómo separan la comisión de los tributos que recaudamos para los clientes?
Los recursos de terceros van en cuentas aparte de su ingreso propio, para que no inflen ni sus ingresos ni sus impuestos.
Su base gravable es la comisión, no el total que pasa por la cuenta de la agencia.
¿Llevan el control de los gastos que anticipamos por cuenta de un cliente?
Sí, con trazabilidad por cliente y por operación de lo anticipado, lo reembolsado y lo pendiente.
Cada anticipo queda con el soporte que permite cobrarlo de vuelta.
¿Hacen seguimiento a las pólizas y garantías del régimen?
Sí, con su vigencia y sus fechas de renovación, para que ninguna se venza sin aviso.
¿Nos dicen qué cliente deja margen?
Sí. Costeamos por operación y por cliente, después del trabajo que consume cada cuenta.
Es la única forma de ver qué cuentas sostienen la agencia y cuáles solo suman volumen.
¿Qué pasa si nos revisan una operación de hace dos años?
Con cada peso anticipado respaldado y cada soporte en su sitio, se responde sin reconstruir la operación de memoria.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para una agencia de aduanas?
Depende del volumen de operaciones, del número de clientes y de las garantías que maneje.
El diagnóstico inicial no tiene costo: revisamos su operación y le pasamos una propuesta con alcance y honorarios claros.
¿Atienden agencias de aduanas en cualquier ciudad?
Sí. Trabajamos de forma remota en todo el país y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Otras industrias para las que prestamos servicios contables
Cada sector tiene sus propias obligaciones y sus propios errores caros. Estas son las industrias que ya atendemos con una página propia.
- Constructoras
- Empresas de transporte
- Firmas de abogados
- Restaurantes
- Clínicas y centros médicos
- Hoteles
- Empresas de aseo y limpieza
- Inmobiliarias
- Médicos
- Odontólogos
- Arquitectos
- Escuelas y academias
- Gimnasios
- Ingenieros
- Agencias de viajes
- Farmacias y droguerías
- Ferreterías
- Psicólogos
- Agencias de marketing
- Supermercados
- Talleres y sector automotriz
- Tiendas comerciales
- Veterinarias
- Call centers
- Clínicas estéticas
- Recreación y deporte
- Empresas de software
Otros servicios de Legalka
Outsourcing Contable Gestión contable integral: registros, estados financieros y cierres al día. Ver servicio Revisoría Fiscal Vigilancia independiente y dictamen sobre la información financiera. Ver servicio Planeación y Estrategias Tributarias Gestión y optimización de las obligaciones tributarias. Ver servicio Auditoría y Asesoría Financieras Evaluación y fortalecimiento de la gestión financiera del negocio. Ver servicio Asesorías Legales Acompañamiento jurídico permanente y preventivo para la empresa. Ver servicio Creación de Empresas Constitución de la sociedad de principio a fin, y el acompañamiento que sigue. Ver servicio
Equipo Legalka Contabilidad para agencias de aduanas y comercio exterior
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