Costeo por proyecto y por cliente
Montamos el costeo por cuenta y por proyecto para que vea el margen real de cada cliente, no un solo número al cierre.
Servicios contables para agencias de marketing
La pauta pasa por su agencia, pero no es ingreso suyo
Su agencia factura por proyecto y por cliente, con un margen distinto en cada cuenta, y además mueve el presupuesto de medios que le transfiere el cliente. Ordenamos esas cuentas dentro de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- Pauta reembolsable
- Margen por cuenta
- Facturación por hitos
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El punto ciego de una agencia
No todo lo que entra a la agencia es venta
Cuando un cliente le transfiere el presupuesto de pauta para invertir en medios, ese dinero pasa por su agencia pero no le pertenece: es un reembolsable, un recaudo de un tercero. El ingreso propio es lo que usted cobra por el trabajo, no lo que le entregan para pagar plataformas.
Si la pauta entra como ingreso propio, las ventas se inflan, la base de impuestos sube y el margen real de la cuenta queda distorsionado. Y como cada cuenta y cada proyecto tienen su propio margen, sin costeo por cliente nadie sabe cuál sostiene la agencia. Lo que solemos ver.
Pauta registrada como ingreso
El presupuesto de medios entra como venta propia e infla los ingresos y los impuestos.
Margen por cuenta desconocido
No hay un solo dato de margen por proyecto ni por cliente.
Hitos causados a destiempo
La facturación por hitos se causa en el momento equivocado del proyecto.
Caja irregular sin proyectar
Los ingresos llegan a saltos y nadie proyecta el flujo de caja.
¿Qué hacemos con la contabilidad de su agencia?
Los frentes que definen si su agencia tributa sobre lo que ganó y sabe cuánto deja cada cuenta.
Pauta de terceros separada
Separamos la pauta reembolsable del ingreso propio de la agencia, para que el presupuesto de medios no infle las ventas ni la base de impuestos.
Causación por hitos y entregables
Causamos la facturación en el momento del hito o del entregable que corresponde, no toda al inicio ni toda al final del proyecto.
Proyección de flujo de caja
Proyectamos la caja de una operación con ingresos irregulares, para que el mes flojo de una cuenta no lo tome por sorpresa.
Facturación electrónica y retenciones
Mantenemos al día la facturación electrónica y las retenciones, como sujeto y como agente retenedor de proveedores y freelancers.
Información exógena
Preparamos y reportamos la información exógena de la agencia y de sus terceros.
La pauta reembolsable y el margen real de cada cuenta
Estas dos cosas son las que descuadran la contabilidad de una agencia. Las ordenamos como parte de nuestro servicio de Outsourcing Contable, para que su agencia pague impuestos sobre lo que de verdad cobró y sepa cuánto deja cada cliente.
- La pauta que el cliente transfiere para medios es plata en tránsito: entra como recaudo de un tercero y sale hacia las plataformas, nunca como ingreso propio de la agencia.
- El ingreso propio es el fee, los honorarios y el trabajo facturado. Es la única base sobre la que tiene sentido medir el margen de una cuenta.
- Con el costeo por proyecto y por cliente deja de estimarse cuál cuenta conviene: el número lo dice, cuenta por cuenta y mes por mes.
Las obligaciones contables y tributarias de una agencia de marketing
Una agencia factura servicios, pero además mueve el presupuesto de pauta de sus clientes y cobra por hitos. Esa mezcla es la que hay que dejar limpia. Estos son los frentes que atendemos.
| Obligación | Qué implica | Periodicidad |
|---|---|---|
| IVA sobre los servicios de la agencia | Los servicios de publicidad y marketing están gravados con la tarifa general del 19 %, sobre el fee y los honorarios que cobra la agencia. | Bimestral o cuatrimestral |
| Pauta reembolsable de terceros | El presupuesto que el cliente transfiere para invertir en medios no es ingreso propio de la agencia: es un recaudo de un tercero y debe quedar separado del ingreso por servicios. | Permanente |
| Reconocimiento del ingreso por hito | El ingreso se causa cuando se cumple el hito o se entrega el entregable pactado, no cuando se firma el contrato ni cuando entra el abono. | Por proyecto |
| Retención en la fuente | La agencia es sujeto de retención en lo que factura y agente retenedor en lo que paga a proveedores, freelancers y medios. | Mensual |
| Industria y comercio (ICA) | Tarifa según el municipio donde la agencia presta el servicio. Una agencia que atiende desde una ciudad y opera en otra debe revisar dónde se causa. | Según el municipio |
| Costos por cuenta y por proyecto | Las horas del equipo, las licencias y los subcontratos de cada cuenta: el dato que dice si el fee alcanza a cubrir el trabajo que consume. | Permanente |
| Información exógena | Reporte a la DIAN de compras, ventas, nómina y terceros cuando se superan los topes del año. | Anual |
Cifras y tarifas vigentes a agosto de 2026. Se revisan cada enero, porque buena parte de los topes se mueve con el salario mínimo.
Los cinco errores que más caro le salen a una agencia de marketing
Se repiten en agencias de tres personas y en agencias de treinta, y todas terminan en el mismo sitio: una cuenta que parecía buena y estaba trabajando gratis.
Registrar la pauta como ingreso propio
El presupuesto de medios entra a la cuenta bancaria y se contabiliza como venta. Las ventas se inflan, la base de impuestos sube y el margen de la cuenta se ve enorme cuando en realidad solo pasó plata de un tercero.
No costear por cuenta ni por proyecto
Sin costo por cliente no se sabe cuál cuenta sostiene la agencia y cuál la drena. Suele haber un cliente grande y visible que consume la mitad del equipo y deja menos que uno pequeño.
Causar la facturación por hitos a destiempo
Facturar todo al inicio pone en resultados una utilidad que todavía hay que trabajar. Dejarlo todo para el final desfasa el estado de resultados frente al proyecto y el impuesto se paga antes o después de lo debido.
No proyectar la caja con ingresos irregulares
Un mes entran tres proyectos y al siguiente ninguno. Sin proyección de flujo de caja, la nómina y las licencias llegan igual y la agencia termina financiándose con el presupuesto de pauta de un cliente.
No medir las horas del equipo contra lo facturado
Las horas que el equipo dedica a una cuenta son el costo más grande de la agencia y casi nunca se comparan con lo que esa cuenta facturó. Ahí es donde se descubre que el fee lleva dos años sin ajustarse.
¿Por qué una agencia de marketing trabaja con Legalka?
Acompañamiento con criterio contable y tributario, para que su agencia dedique el tiempo a las cuentas y no a cuadrar la contabilidad.
Entendemos la pauta y el costeo por proyecto
Conocemos la pauta reembolsable, el costeo por cuenta y la facturación por hitos. No la llevamos como un negocio de venta al mostrador.
Todo el país, y presencial cuando toca
Trabajamos de forma remota en cualquier ciudad de Colombia y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Números para decidir qué cuentas crecer
Con el margen real de cada cliente sobre la mesa se ve cuáles conviene escalar, cuáles hay que renegociar y de cuáles vale la pena despedirse.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para agencias de marketing?
Depende del número de cuentas y del volumen de pauta que administra. Después del diagnóstico le pasamos una propuesta a la medida.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad para agencias de marketing
¿Cómo manejan la pauta que el cliente paga para medios?
Como lo que es: un recaudo de un tercero, reembolsable, separado del ingreso propio de la agencia.
Así el presupuesto de medios no infla las ventas ni la base de impuestos, y el margen que se ve en cada cuenta corresponde al fee y a los honorarios que la agencia sí cobró.
¿Calculan el margen por proyecto y por cliente?
Sí. Montamos el costeo por cuenta y por proyecto, con las horas del equipo, las licencias y los subcontratos que consume cada uno.
Es la única forma de saber cuál cliente sostiene la agencia, cuál está por debajo del costo y con qué tipo de contrato conviene seguir.
¿Cómo se maneja la facturación por hitos?
El ingreso se causa en el momento del hito o del entregable pactado, no toda la facturación al inicio ni toda al final.
Facturar todo por adelantado pone en resultados una utilidad que todavía hay que trabajar; dejarlo para el cierre desfasa el estado de resultados frente al avance del proyecto.
¿Los servicios de una agencia de marketing llevan IVA?
Sí. Los servicios de publicidad y marketing están gravados con la tarifa general del 19 %, sobre el fee y los honorarios de la agencia.
Sobre esa facturación la agencia además es sujeto de retención en la fuente, y agente retenedor cuando paga a proveedores, freelancers y medios.
¿Ayudan a proyectar el flujo de caja de una agencia con ingresos irregulares?
Sí, y suele ser el cambio que más se nota. Proyectamos la caja mes a mes con los hitos comprometidos y los costos fijos del equipo.
Es lo que evita que la agencia se financie sin darse cuenta con el presupuesto de pauta de un cliente, que es plata que hay que devolver a los medios.
¿Miden las horas del equipo contra lo facturado en cada cuenta?
Sí. Comparamos el costo del equipo dedicado a cada cuenta contra lo que esa cuenta facturó en el periodo.
Ahí aparecen los fees que llevan años sin ajustarse y los clientes que consumen el doble del alcance que se pactó.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para una agencia de marketing?
Depende del número de cuentas activas, del volumen de pauta que administra y de si trabaja con proyectos, con fee mensual o con las dos cosas.
El diagnóstico inicial no tiene costo: revisamos su operación y le pasamos una propuesta con alcance y honorarios claros.
¿Atienden agencias de marketing en cualquier ciudad?
Sí. Trabajamos de forma remota en todo el país y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Otras industrias para las que prestamos servicios contables
Cada sector tiene sus propias obligaciones y sus propios errores caros. Estas son las industrias que ya atendemos con una página propia.
Otros servicios de Legalka
Outsourcing Contable Gestión contable integral: registros, estados financieros y cierres al día. Ver servicio Revisoría Fiscal Vigilancia independiente y dictamen sobre la información financiera. Ver servicio Planeación y Estrategias Tributarias Gestión y optimización de las obligaciones tributarias. Ver servicio Auditoría y Asesoría Financieras Evaluación y fortalecimiento de la gestión financiera del negocio. Ver servicio Asesorías Legales Acompañamiento jurídico permanente y preventivo para la empresa. Ver servicio
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