Costeo por ruta y por vehículo
Costeamos por ruta y por vehículo, cada uno con su propio resultado.
Servicios contables para empresas de transporte y logística
Llevamos la contabilidad de su transportadora ruta por ruta
Usted sabe qué ruta deja utilidad y cuál se la come en combustible y peajes. Somos su área contable para transporte, dentro de nuestro servicio de Outsourcing Contable.
- Costeo por ruta y vehículo
- Cuenta del propietario
- ICA por municipio
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Dónde se pierde el margen en carretera
El margen está en cada viaje
El transporte se gana o se pierde viaje a viaje. Cuando los ingresos y los costos caen todos en la misma bolsa, no hay forma de saber qué ruta rinde y cuál va en rojo.
Y si trabaja con vehículos de propietarios afiliados, la cosa se enreda todavía más. Entonces pasa lo de siempre.
Rentabilidad a ciegas
No conoce la rentabilidad real por ruta ni por vehículo.
La cuenta del propietario mal liquidada
Se liquida mal y el dinero que no es suyo termina sin trazabilidad.
ICA cojo entre municipios
Cuando la operación cruza municipios, el ICA queda incompleto.
Costos de flota sin cuadrar
El combustible, los peajes y el mantenimiento se van sin cuadrarse contra cada unidad.
¿Qué hacemos con la contabilidad de su empresa de transporte?
Los frentes que deciden si una ruta deja utilidad o solo mueve plata de un lado a otro.
Cuenta del propietario afiliado
Liquidamos la cuenta del propietario afiliado con sus retenciones, vehículo por vehículo.
ICA de cada municipio
Calculamos el ICA de cada municipio donde su empresa presta el servicio.
Combustible, peajes y mantenimiento
Controlamos los costos de operación y los cuadramos contra cada unidad de la flota.
Depreciación de la flota
Registramos los vehículos como activos y calculamos su depreciación.
Retenciones, facturación y exógena
Mantenemos al día la retención en la fuente, la facturación electrónica y la información exógena.
La cuenta del propietario y el ICA por municipio
Dos cosas hunden la contabilidad de una transportadora. Manejamos las dos como parte de nuestro servicio de Outsourcing Contable, para que no le quede un frente abierto con nadie.
- La relación con el propietario del vehículo: hay que distribuir el ingreso, aplicar la retención y dejar trazabilidad de cada peso, porque ese dinero no es todo suyo.
- El ICA: cuando su operación cruza municipios, cada uno cobra su tarifa y quiere su declaración.
- Liquidamos el ICA donde toca y manejamos la cuenta del propietario con trazabilidad por vehículo.
Las obligaciones contables y tributarias de una empresa de transporte
En transporte hay dos cosas que casi nunca están bien resueltas: qué parte del recaudo es ingreso propio y cuánto cuesta de verdad mover un vehículo. Estos son los frentes que atendemos.
| Obligación | Qué implica | Periodicidad |
|---|---|---|
| IVA en el servicio de transporte | El transporte público de pasajeros por vía terrestre y el transporte de carga están excluidos de IVA. El IVA de combustible, repuestos y mantenimiento no se descuenta: es mayor valor del costo. | Permanente |
| Ingresos recibidos para terceros | El flete que se recauda para el propietario del vehículo no es ingreso de la empresa. Solo lo es la comisión o la administración. | Permanente |
| Retención en la fuente | Como agente retenedor sobre pagos a propietarios y proveedores, y como sujeto de retención en el servicio prestado. | Mensual |
| Costo por kilómetro y por vehículo | Combustible, peajes, mantenimiento, llantas, SOAT, seguros y depreciación asignados a cada vehículo o ruta. | Permanente |
| Nómina de conductores | Jornadas largas, recargos y riesgo ARL alto. Desde el 15 de julio de 2026 la hora ordinaria se liquida sobre 210 horas y no sobre 220. | Mensual |
| Industria y comercio (ICA) | Tarifa según el municipio de la sede y de la operación. | Según el municipio |
| Información exógena | Reporte a la DIAN de compras, ventas, nómina y terceros cuando se superan los topes del año. Los pagos a propietarios de vehículos son un reporte grande y frecuente. | Anual |
Cifras y tarifas vigentes a agosto de 2026. Se revisan cada enero, porque buena parte de los topes se mueve con el salario mínimo.
Los cinco errores que más caro le salen a una empresa de transporte
Casi todos nacen del mismo sitio: confundir lo que pasa por la caja con lo que es del negocio.
Registrar todo el flete como ingreso propio
La empresa recauda para el propietario del vehículo y solo se queda con la comisión. Contabilizar el flete completo infla el ingreso, distorsiona el impuesto y hace ver un margen que no existe.
No calcular el costo por kilómetro
Sin ese número no se puede saber si una ruta deja plata. Se cotiza contra el precio del mercado y se descubre al final del año que las rutas largas se estaban prestando a pérdida.
Tratar el mantenimiento como un gasto del mes
El mantenimiento mayor y el cambio de llantas son costos que se acumulan por uso, no por calendario. Cuando llegan de golpe descuadran el mes y nadie los había asignado a la ruta que los causó.
No separar el vehículo propio del vinculado
El costo y el resultado de un vehículo propio no se parecen a los de uno vinculado. Mezclarlos impide decidir si conviene comprar flota o seguir vinculando.
Descontar el IVA de combustible y repuestos
Como el servicio está excluido de IVA, ese impuesto no es descontable y forma parte del costo. Tomarlo como descontable deja una diferencia que la DIAN encuentra y cobra con sanción.
¿Por qué una transportadora trabaja con Legalka?
Acompañamiento con criterio contable y tributario, no solo registro de asientos.
Sabemos cómo se mueve la plata
Entendemos el negocio del transporte y no tratamos su flota como si fuera una oficina.
Todo el país, y presencial cuando toca
Trabajamos de forma remota en cualquier ciudad de Colombia y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Para decidir qué línea ampliar
Con el costo real por ruta sabe qué línea ampliar y cuál no le está rindiendo lo que debería.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para empresas de transporte?
Depende del tamaño de la flota y de cuántos vehículos afiliados maneje. Después del diagnóstico le pasamos una propuesta a la medida.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad para empresas de transporte
¿El servicio de transporte paga IVA?
El transporte público de pasajeros por vía terrestre y el transporte de carga están excluidos de IVA.
La consecuencia práctica es que el IVA que la empresa paga en combustible, repuestos, llantas y mantenimiento no se puede descontar: se vuelve mayor valor del costo y hay que presupuestarlo así.
¿El flete que recaudo para el propietario del vehículo es ingreso mío?
No. Cuando la empresa recauda para el propietario, ese dinero es un ingreso recibido para un tercero y solo la comisión o la administración es ingreso propio.
Es el error más frecuente del sector y el que más distorsiona la declaración de renta. Lo dejamos separado desde el registro, no en un ajuste de fin de año.
¿Calculan el costo por kilómetro?
Sí, por vehículo y por ruta: combustible, peajes, mantenimiento, llantas, SOAT, seguros y depreciación.
Es el número que permite cotizar con criterio y saber cuáles rutas conviene seguir atendiendo.
¿Separan los vehículos propios de los vinculados?
Sí. Son dos estructuras de costo distintas y mezclarlas impide tomar la decisión de fondo, que es si conviene crecer con flota propia o con vinculación.
¿Cómo manejan la nómina de los conductores?
Con las jornadas, los recargos y la clase de riesgo que corresponden. Desde el 15 de julio de 2026 la jornada máxima es de 42 horas semanales y la hora ordinaria se divide entre 210 y no entre 220.
Eso subió el valor de la hora y todos los recargos que se calculan sobre ella.
¿Manejan el reporte de exógena de los pagos a propietarios?
Sí. En transporte es uno de los reportes más pesados, porque son muchos terceros y muchos pagos.
Lo dejamos cuadrado durante el año y no en enero, que es cuando aparecen las diferencias.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para una empresa de transporte?
Depende del tamaño de la flota, de cuántos vehículos sean vinculados y del volumen de operaciones mensuales.
El diagnóstico inicial no tiene costo: revisamos su operación y le pasamos una propuesta con alcance y honorarios claros.
¿Atienden empresas de transporte en cualquier ciudad?
Sí. Trabajamos de forma remota en todo el país y vamos presencial cuando el caso lo pide.
Otras industrias para las que prestamos servicios contables
Cada sector tiene sus propias obligaciones y sus propios errores caros. Estas son las industrias que ya atendemos con una página propia.
Otros servicios de Legalka
Outsourcing Contable Gestión contable integral: registros, estados financieros y cierres al día. Ver servicio Revisoría Fiscal Vigilancia independiente y dictamen sobre la información financiera. Ver servicio Planeación y Estrategias Tributarias Gestión y optimización de las obligaciones tributarias. Ver servicio Auditoría y Asesoría Financieras Evaluación y fortalecimiento de la gestión financiera del negocio. Ver servicio Asesorías Legales Acompañamiento jurídico permanente y preventivo para la empresa. Ver servicio
Equipo Legalka Contabilidad para transporte y logística
Hablemos de su operación
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